Odder Kommunes informationspolitik

Informationsmængden i samfundet er hastigt voksende. Det gælder også informationen fra kommune til borger. Derfor må der også stilles stadigt højere krav til den kommunale information. I lyset af denne udvikling har Byrådet i Odder Kommune formuleret en informationspolitik, der prioriterer en åben, aktiv og vedvarende informationsindsats højt.

Odder Kommune skal være en åben og serviceorienteret kommune, der yder en god og kvalificeret service til borgerne, erhvervslivet og pressen. Borgerne skal i vidst muligt omfang kende grundlaget for de politiske beslutninger, omfanget af dem og deres betydning for den enkeltes hverdag.

Odder Kommunes service og information skal løbende udvikles i dialog med brugerne. Dette betinger et højt informationsniveau. Byrådet ønsker i denne forbindelse af fremme debatten mellem kommunen og borgere. Alt i alt ønsker Odder Kommune en åben, troværdig og målrettet dialog.


Odder Kommunes informationspolitik indeholder først et sæt generelle mål for kommunens information. Derefter er informationspolitikken opdelt i tre del-elementer:

  • retningslinier for, hvordan kontakten til pressen skal foregå
  • retningslinier for, hvordan den eksterne information skal foregå
  • retningslinier for, hvordan den interne information skal foregå


Åbenhed, dialog og gennemsigtighed

  • Odder Kommune ønsker åbenhed. 
  • Odder Kommune ønsker dialog.
  • Odder Kommune ønsker gennemsigtighed, således at borgerne kan følge med i, hvordan en sag bliver behandlet.
  • Odder Kommunes information skal løbende evalueres og udvikles, så den til stadighed er afstemt borgernes behov.

 Derfor har information fra kommune til borgere meget høj prioritet.


Direkte og målrettet information

Odder Kommune vil informere direkte og målrettet, således at informationen får den størst mulige effekt. Det betyder, at informationen skal tilpasses den ønskede målgruppes behov.
 
Sprog

  • Odder Kommune skal formidle kommunens budskaber i et let og forståeligt dansk - på særlige områder også på fremmede sprog.
  • Odder Kommune skal bearbejde og formidle fagstof, så det kan forstås af udenforstående. Det betyder, at breve til borgerne skal være skrevet i et klart og forståeligt sprog, så enhver, der modtager et brev fra kommunen hurtigt óg uden besvær kan forstå, hvad meddelelsen går ud på.

Den skriftlige information fra kommunen skal samtidig være skrevet i et venligt og nutidigt sprog, der præsenterer Odder Kommune som en professionel, moderne og serviceorienteret kommune.
 
Inddragelse

  • Byrådet vil ud over de formelle og lovbestemte høringsaktiviteter arbejde bevidst på at inddrage borgerne både mere principielle debatter og i konkrete initiativer. 
  • Byrådet ønsker at inddrage borgerne i kommunens aktiviteter, f.eks. i form af borgermøder, budget- og miljødage  

Postlister

  • Odder Kommune skal registrere al post, og postlisterne skal være offentligt tilgængelige, også på OdderNettet.

 

Kontakt til pressen

En aktiv og god pressekontakt

  • Odder Kommune skal gøre en aktiv indsats for at informere pressen og borgerne.
  • Odder Kommune skal arbejde for en god pressekontakt. Odder Kommune skal bruge alle kanalerne (Odder Avis, Byens Avis, Horsens Folkeblad, Aarhus Stiftstidende, TV2 Østjylland, Østjyllands Radio, Odder lokalradio, Internettet osv.)
  • Odder Kommune skal sikre, at pressen har let og hurtig adgang til politikerne og medarbejderne.
  • Odder Kommune skal tage initiativ til kontakt med pressen, herunder udsende pressemeddelelser. 

Den enkelte medarbejder og pressen

Den enkelte medarbejder kan have kontakt til pressen på to måder, dels som et led i sit job og dels som privatperson.
Hvis kontakten/ytringen sker som et led i vedkommendes job skal man være opmærksom på følgende:

  • Enhver medarbejder skal i videst muligt omfang bidrage til at give pressen oplysninger om Kommunens faktiske virksomhed.
  • Alle medarbejdere har ret og - i et vist omfang - pligt til at bistå pressen med oplysninger om faktiske forhold, når man kontaktes af pressen. At videregive oplysninger om faktiske forhold skal betragtes som en naturlig del af den almindelige sagsbehandling.
  • Hvis det drejer sig om vurderinger eller politiske spørgsmål, er det som hovedregel bedre at henvise til en leder, borgmesteren eller udvalgsformanden.
  • Inden en medarbejder tager initiativ til at kontakte pressen på Kommunens vegne skal dette aftales med den nærmeste leder.

Hvis medarbejderen er i tvivl, bør vedkommende altid gå til sin leder

Ytringsfrihed

Den enkelte ansatte kan altid ytre sig som privatperson. Hvis der kan være risiko for, at ytringerne kan opfattes som udtryk for Odder Kommunes synspunkter, har medarbejderen pligt til at præcisere, at vedkommende ytrer sig på egne vegne og som privatperson, især hvis det drejer sig om eget arbejdsområde.

Der er nogle begrænsninger i forhold til, hvad den ansatte må ytre sig om, som privatperson:
Man må ikke:

  • ytre sig om tavshedsbelagte oplysninger
  • fremkomme med ærekrænkende udtalelser
  • ytre sig urimeligt groft
  • fremsætte åbenbart urigtige oplysninger om væsentlige forhold inden for eget arbejdsområde

Er man i tvivl, kan man altid kontakte den faglige organisation med henblik på sparring, forinden en ytring fremsættes.

Man er naturligvis også velkommen til at kontakte HR.

I øvrigt henvises til Justitsministeriets vejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed.
 

Nyheder

  • Det normale, når nye politiske initiativer el. lign. skal meddeles til pressen, er, at det er borgmesteren, der orienterer.
  • Borgmesteren orienterer som hovedregel også pressen efter byrådsmøderne og økonomiudvalgsmøderne, mens udvalgsformændene orienterer efter udvalgsmøderne.
     

Ekstern information

Åben kommune

  • Byrådets og udvalgenes dagsordner og beslutninger skal være åbne.

Offentliggørelse af dagsordner

  • Dagsordner og beslutningerne skal offentliggøres så hurtigt som muligt, så offentligheden har mulighed for at sætte sig ind i punkterne tidligt i processen. Derfor skal dagsordner til byråds- og udvalgsmøder offentliggøres 4 dage før mødetidspunktet. Offentliggørelsen skal ske dels på Internettet, dels i form papirudgaver, som kan afhentes i receptionen på rådhuset.
  • Offentligheden kan se dagsordnerne og dagsordnerne med beslutninger på rådhuset og på bibliotektet. Det er også muligt at tegne abonnement på dagsordnerne. Dagsordnerne + beslutningerne for byrådet og udvalgene offentliggøres på Oddernettet - Odder hjemmeside på Internettet. Her vil borgerne gratis kunne se dagsordnerne og beslutningerne 24 timer i døgnet.

Dialog

  • Byrådet ønsker at fremme dialogen med borgerne, erhvervsliv m.fl.
    Idet Odder Kommune går på internettet gives der også mulighed for større grad af dialog mellem kommunen, byrådet og brugerne. Det sker med elektronisk post, så borgerne kan skrive til kommunen og byrådsmedlemmerne, og med et debatforum, hvor der kan skrives elektroniske "læserbreve", stilles spørgsmål o.s.v.

Internet (OdderNettet)

  • Byrådet ønsker at gøre kommunens hjemmeside på Internettet til et sted, hvor borgerne kan få hurtig, korrekt og opdateret information om kommunens aktiviteter.
  • Information på Internettet er et supplement til den øvrige information. Den afløser ikke anden mundtlig eller skriftlig information, da kommunen skal servicere både de borgere der har internetadgang, og de borgerne der ikke har internetadgang.  

Let adgang til kommunen og information om serviceydelserne

  • Det skal være let for borgeren at kontakte kommunene og få oplysninger om serviceydelserne

Image

  • Kommunen skal over for borgerne fremstå som én organisation. Det betyder, at:
    · Byvåbnet og Odder Kommune som hovedregel skal fremstå på det materiale, der udsendes fra kommunen - dog kan institutionerne anvende eget logo, såfremt der skrives "en institution i Odder Kommune" i bunden af brevpapiret.
    · Byvåbnet skal indgå i sort/hvid eller i farver på alle typer brevpapir, der anvendes i kommunen og på de kommunale institutioner. Det samme gælder for pjecer og brochurer, plakater m.v.  Dog gælder samme undtagelse som ovenfor, hvis institutioner har eget logo.
     
    Anvendelse af byvåbnet er standard i dag.

 

Intern information

Kendskab til hinandens opgaver

  • Et højt informationsniveau skal også medvirke til at støtte og fremme en fællesskabsfølelse

Synlighed i beslutningsprocesserne og kendskab til kommunens mål og politikker

  • Et højt informationsniveau skal desuden understøtte den gensidige tillid og troværdighed, der er grundlaget for en effektiv og moderne kommune.

Samarbejde og koordinering på tværs af forvaltningerne

  • I kraft af et højt informationsniveau skal medarbejderne gives gode muligheder for at arbejde tværgående med høj motivation.


Odder Kommune 1. december 1999,
redigeret 24/1 2012 på baggrund af vedtagelse i Hovedudvalget 17/11 2011.